Jak przeprowadzić trudną rozmowę?

Szukałem pomysłu na ciekawy temat i natknąłem się na wiele artykułów dotyczących trudnych rozmów. O ile wcześniej się nad tym nie zastanawiałem, to faktycznie trudne rozmowy mogą nawiązać się wszędzie: w pracy, na zakupach, na ulicy i w sypialni. Nie jestem typem, który dąży do unikania rozmów i konfrontacji. Wręcz przeciwnie. Im szybciej wyjaśnię sprawę, tym lepiej się poczuję. Jednak większość ludzi ma w nawyku unikanie trudnych rozmów. Skrzętne unikanie konfliktów ma tę wadę, ze jednocześnie najbardziej się przyczynia do ich powstania. Dlatego warto wiedzieć, czym są trudne rozmowy, dlaczego są trudne i jak przygotować się do trudnej rozmowy.

Czy trudne rozmowy dotyczą tylko konfliktów?

Trudne rozmowy są trudne, ponieważ dotyczą emocji oraz umiejętności komunikacji, a właściwie jej braku. Gdyby trudne rozmowy dotyczyły tylko sytuacji konfliktowych, życie byłoby proste. Trudne rozmowy jednak często charakteryzują się napięciem emocjonalnym, niespełnionymi oczekiwaniami, niedotrzymanymi obietnicami, przeżywaniem takich emocji strach, złość, frustracja czy rozczarowanie. A więc negatywne odczucia, które prowadzą do polaryzacji i separacji. A że najczęściej silne emocje są najbardziej tłumione, obie strony mogą stracić nad sobą panowanie w najmniej odpowiednim momencie.

Dlaczego dochodzi do trudnych rozmów?

Trudna rozmowa oznacza sytuacje kulminacyjna. Dlatego wcześniej czy później musi się odbyć. Nikt jednak nie chce zaczynać jako pierwszy takiej rozmowy i im dłużej jest przekładana, tym trudniej później o kompromis. Kiedy już jednak dochodzi do konfrontacji, najczęściej w praktyce oznacza to niedojrzałość jednej ze stron, przez co prowadzi się rozmowę jak z dzieckiem. A sam konflikt nie jest z natury zły. Zawiera informacje o tym, jak moglibyśmy efektywniej współpracować z innymi, poprawić nasze relacje z rodziną i partnerem. Dlatego unikanie konfliktów i odkładanie rozwiązania spraw na później tylko pogarsza sytuacje. Jak mówi stara prawda, jeśli zawczasu nic z tym nie zrobisz, to przepadnie.

Pięć powodów, dla których unikamy trudnych rozmów

Boisz się, że cię nie polubią. Bez względu na to, jak bardzo się przygotujesz, nigdy nie możesz przewidzieć, jak potoczy się rozmowa i jak zareaguje druga osoba. Strach przed urazą, odwetem lub osobistym podejściem do sprawy często powstrzymuje nas przed poruszaniem trudnych tematów z innymi.

Unikasz konfrontacji. Wielu z nas unika konfliktów – z ewolucyjnego powodu! Nawet jeśli racjonalnie rozumiesz, że jedyną drogą do rozwiązania problemu jest pełna wyzwań rozmowa, instynktowny strach przed konfrontacją może cię przed tym powstrzymać.

Po części sam jesteś sobie winien. Konieczność zmierzenia się z własną rolą w problemie może oznaczać przyznanie się do porażki. Może to być dokuczliwe poczucie winy, że coś wydarzyło się pod Twoją kontrolą, że zaniedbałeś przekazanie na czas informacji zwrotnej o problemie lub że nie udało Ci się przede wszystkim ustalić jasnych standardów wydajności. Te wątpliwości mogą być trudne do rozwiania i mogą powstrzymywać nas przed otwartym dyskutowaniem o problemach.

Boisz się, że wyjdziesz na głupka. A co, jeśli zaczniesz rozmowę, ale potem nie będziesz wiedział, jak ją kontynuować? Wszyscy znaleźliśmy się w sytuacji, w której konfrontacja z kimś z problemem tylko go pogorszyła, pozostawiając nas w poczuciu zakłopotania i bezbronności.

Nie masz przekonania. Jeśli masz opory co do wyjaśnienia niektórych kwestii w pracy, możliwe, że podświadomie jesteś przekonany o braku kompetencji albo wiesz, że sobie nie poradzisz. Taka sama sytuacja może się zdarzyć w rodzinie lub związku. Unikanie trudnych rozmów może być spowodowane utratą zainteresowania partnerem albo jeśli uważasz, ze nie nadajesz się do roli ojca, kochanka czy małżonka.

Co można osiągnąć dzięki trudnym rozmowom?

Są trzy główne cele, dla których prowadzimy emocjonalne dyskusje i angażujemy się w trudne sytuacje: rozwiązanie, plan lub porozumienie. Rozwiązaniem jest umowa i to zdecydowanie można nazwać zwycięstwem. Kompleksowe rozwiązanie powstrzyma presję wszystkich przyszłych i nieznanych wyzwań i działań, które mogłyby mieć miejsce w przypadku dalszej eskalacji. Jest to bardzo ambitne przedsięwzięcie, nawet dla mediatora rozmów czy negocjacji. Wszyscy mamy tendencję do myślenia, ze rozwiązanie się znajdzie najlepiej samo i jak najszybciej. Nadzieja na szybkie i trwałe rozwiązanie sprawy zwykle nie jest dobrym podejściem i powoduje nowe problemy, niepotrzebnie tylko pogarszając sprawę. Plan natomiast jest bardziej realistyczny i przypomina mapę, która zaprowadzi do skarbu, jakim jest rozwiązanie. Pozostawia dokładne warunki rezolucji otwarte, ale zapewnia ścieżkę naprzód. Plan reorganizuje relacje poprzez ustalenie nowych granic, zmiany norm i powoduje, że sytuacja nie stoi w miejscu. Dzięki wspólnym oczekiwaniom na tym etapie można śmiało wyruszyć razem w poszukiwanie rozwiązania. 

Sprawdź też: Uległa kobieta czy asertywna kobieta – która jest lepsza?

Ale najbardziej realistycznym wynikiem trudnych rozmów, jaki można osiągnąć, jest zrozumienie.  Zrozumienie to nowa świadomość tego, czego druga osoba doświadczyła w konflikcie; to wzajemne docenianie potrzeb, obaw i nadziei. Osiągnięcie porozumienia jest możliwe, przynosi wielką ulgę i może podłożyć podwaliny pod plan i rozwiązanie.

Zadaj sobie pytanie, czy jesteś gotowy na trudne rozmowy?

Czy jesteś w stanie mówić otwarcie o swoich oczekiwaniach? Czy jesteś gotowy, aby usłyszeć prawdę od drugiej osoby? Odrzucamy bycie hojnym i życzliwym, kiedy czujemy, że nasz partner na to nie zasługuje. Co więcej, mówienie otwarcie prawdy może postawić nas w emocjonalnie niekomfortowej sytuacji. W takim przypadku warto pomyśleć o tym w inny sposób. Wyrzucenie w końcu z siebie wszystkiego jest chwilowym dyskomfortem; korzyści, których doświadczysz, będą trwałe i głębokie.

W tym momencie powinieneś pokazać swoim zachowaniem drugiej osobie, jak powinniście rozmawiać. 

Sztuka negocjacji czyli trudna rozmowa przez emocje

Udane rozmowy to zawsze przełom w relacjach. Aby trudna rozmowa była udaną rozmową, musi w niej paść coś, co nazywam „wartościowym stwierdzeniem”. Jeśli tylko obie strony podejmują wysiłek i każdy słucha z ciekawością i empatią, nawet jeśli się nie zgadza – to ktoś w końcu oświadczy, że rozumie i docenia.

W końcu wydostanie się z poczucia winy albo gniewu to już jest postęp. Zwykle gdy jedna strona zaczyna szczerze mówić o sobie i przedstawiać swój punkt widzenia, to wystarczy, by trudna rozmowa przerodziła się w szczerą rozmowę. Chęci wyjaśnienia sytuacji przychodzą wtedy same i kompromis jest już blisko.

Ciekawe jak to jest, że od razu nie można powiedzieć wprost co kogo i gdzie boli? Czy rozmowa musi w naturalny sposób dotrzeć do takiego momentu, czy też możemy tak zaprojektować ten proces, aby ta przełomowa chwila nastąpiła znacznie wcześniej? Wszystko zależy od dojrzałości i typu osobowości. Większość z nas woli przeżywać emocje. Dlatego im konflikt dłużej trwa, tym lepiej

Jak się przygotować do trudnej rozmowy?

Pierwszym krokiem jest eksperyment myślowy. Wczuj się w sytuację. Pomyśl, jak teoretycznie może przebiegać rozmowa i rozpatrz kilka wariantów. Wyobraź sobie reakcje tej osoby albo zrób wizualizacje tych sytuacji. Wyobraź sobie, że właśnie skończyliście rozmowę, zostałeś w pełni wysłuchany, a druga strona de facto ciała tego samego tylko nie wiedziała jak to zrobić. Wasze obawy okazały się bezpodstawne. Wystarczyło przecież porozmawiać. Czujesz już tę ulgę? 

To dobrze. Teraz się zastanów, co byś powiedział w tej chwili, gdyby właśnie miała miejsce? (Pamiętaj, że w tej fantazji zostałeś wysłuchany, otrzymałeś przeprosiny i poszło bardzo dobrze). Co byś powiedział swojemu odpowiednikowi, gdyby to wszystko się stało? Co kryje się za konfliktem? Co jest prawdą, jeśli nie trawią cię negatywne uczucia? Zapisz sobie tę myśl. Z czasem ona osłabnie i straci na znaczeniu. Ale tak długo, jak trzymasz w sobie negatywna energie, ona będzie negatywna. 

Twoja wypowiedź powinna być autentycznym wyrazem tego, jak się czujesz. Powinna również mieć znaczenie i pozytywny wpływ na drugą osobę.

Rozpocznij rozmowę

Aby odbyć rozmowę, przede wszystkim trzeba ją zacząć. Nie ma znaczenia w jakiej formie, o ile druga strona nie ma swoich preferencji. Możesz to zrobić osobiście, jeśli czujesz się komfortowo, lub telefonicznie, a nawet przez rozmowę video. Co najważniejsze, najpierw przejdź od razu do rzeczy i powiedz, co cię boli. Dla wielu jest to najtrudniejszy moment, ale zanim się zorientujesz, będzie po wszystkim. Poczujesz emocjonalną ulgę. Wtedy opowiedz o swoim oświadczeniu, a następnie dodaj coś, co określi twoje intencje: „Mówię to, ponieważ myślę, że jeśli oboje naprawdę spróbujemy, możemy to rozwiązać”.

To będzie niezręczne.

Ale jeśli chcesz coś osiągnąć, to musisz zrobić ten krok.