by Firmy zobowiązane do stosowania cen transferowych są automatycznie zobowiązane do sporządzania dokumentacji dla każdej z tych transakcji. Czym dokładnie jest dokumentacja cen transferowych, co musi się w niej znaleźć, kto musi ją przygotowywać i jak usprawnić ten praco-, czaso- i kosztochłonny proces?
Czym jest dokumentacja cen transferowych?
Wymóg stosowania cen transferowych oznacza automatycznie obowiązek skrupulatnego dokumentowania zarówno samych transakcji, jak i przyjętych metod ustalania cen transferowych dla każdej z nich. Całościowo dokumenty te funkcjonują jako dokumentacja cen transferowych. Powinna ona być jak najbardziej szczegółowa. Musi zawierać informacje o samej transakcji oraz o podmiotach, które biorą w niej udział.
Warto przy tym nadmienić, że dokumentacja cen transferowych obowiązuje nie tylko dla transakcji z podmiotami powiązanymi, ale także dla wszystkich transakcji, dla których przepisy prawa polskiego i europejskiego definiują obowiązek stosowania cen transferowych (np. transakcje z podmiotami zlokalizowanymi na terenie rajów podatkowych, transakcje spółki z członkami jej zarządu i in.).
Sporządzenie dokumentacji dla każdej transakcji jest pracochłonne, ale z drugiej strony stanowi najlepszy sposób na udowodnienie w trakcie kontroli, że pod względem stosowania cen transferowych firma pozostaje uczciwa i transparentna.
Które pomioty są zobowiązane do dokumentowania cen transferowych?
Pod względem dokumentowania cen transferowych nie obowiązują żadne preferencyjne zasady. Trzeba ją sporządzić dla każdej transakcji, w przypadku której znajdują zastosowanie ceny transferowe. Obowiązek ten oczywiście nie wygasa wówczas, gdy podatnik źle zinterpretuje warunki transakcji i błędnie założy, że nie wymaga ona stosowania cen transferowych (zgodnie z zasadą, że nieświadomość prawa szkodzi).
Najczęściej dokumentowanie transakcji dotyczy zatem operacji pomiędzy podmiotami powiązanymi. Za takie można uznać te podmioty, pomiędzy którymi zachodzi istotna zależność. Z kolei istotną zależność rozpatrywać można w ujęciu kapitałowym lub osobowym. Pod względem kapitałowym może to być np. znaczny (czyli min. 25-procentowy) udział jednej firmy w zyskach drugiej. Pod względem osobowym mowa tu przede wszystkim o łączeniu przez jedną osobę kluczowych funkcji w kilku podmiotach powiązanych. Należy mieć na uwadze, że brak formalizacji związku osobowego nie zwalnia podatnika z konieczności stosowania cen transferowych, jeśli realnie związek ten istnieje i ma faktyczny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw (chodzi głównie o wyeliminowanie tzw. słupów, czyli osób podstawionych do pełnienia ważnych funkcji, a w rzeczywistości sterowanych przez inne osoby, wolące pozostać poza formalną strukturą firmy).
Z czego składa się dokumentacja cen transferowych?
Na dokumentację cen transferowych składają się dokumenty zawierające szczegółowe informacje zarówno o konkretnej transakcji, której dotyczą, jak i o podmiotach, które biorą w niej udział. Należy podać dane identyfikacyjne firmy, przedstawić opis jej sytuacji gospodarczej i rynkowej. Dodatkowo konieczne jest zamieszczenie ważnych danych dot. branży i jej aktualnej sytuacji w skali makro.
Jeśli chodzi o samą transakcję, konieczne jest jej opisanie i scharakteryzowanie warunków, w jakich przebiegła. Trzeba przedstawić koszt transakcji, ale też kalkulację spodziewanych zysków lub korzyści oraz ryzyk. Niezbędnym elementem dokumentacji cen transferowych jest również informacja o kryteriach wyboru metody ustalania cen transferowych.
Wewnętrzna procedura dokumentacji cen transferowych
Przygotowanie dokumentacji cen transferowych zajmuje każdorazowo wiele czasu. Wymaga też od pracowników rozległej wiedzy oraz doświadczenia. Aby usprawnić ten proces, warto zainwestować czas i środki w stworzenie wewnętrznej procedury dokumentowania cen transferowych.
W ten sposób możemy również uniknąć ryzyka wynikającego z różnych stylów pracy poszczególnych pracowników, które może skutkować odmiennym i nie zawsze prawidłowym podejściem do konstruowania dokumentacji.
Sporządzenie spójnej procedury dokumentacji cen transferowych może się przełożyć na wymierne korzyści dla firmy, uwidaczniające się w postaci mniejszego nakładu czasu i pracy, jakie są niezbędne do przygotowania dokumentacji. Warto zatem skorzystać ze wsparcia podmiotu, który profesjonalnie zajmuje się pomocą firmom zobowiązanym do stosowania cen transferowych, przeprowadzając audyty, szkolenia i świadcząc inne usługi consultingowe.
